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Uni-Journal Jena04/15

FSU intern

„Neu, nützlich, notwendig“

Die FSU führt ein neues ERP-System ein

Wie viel Geld steht uns für Laboraus-

rüstung zu Verfügung? Können wir uns

im kommenden Semester eine wis-

senschaftliche Hilfskraft leisten? Und

welche Ausgaben entstehen durch

Dienstreisen zu Kongressen? Solche

und ähnliche Fragen stellen sichWissen-

schaftler überall und regelmäßig, wenn

sie Forschungsprojekte bearbeiten. An

der Friedrich-Schiller-Universität (FSU)

müssen Forscher und ihre Sekretariate

jedoch oftmals noch zusätzlichen Auf-

wand betreiben, um beim Projektma-

nagement die Übersicht zu behalten.

Aktuell und bedarfsgerecht

Den Grund dafür erläutert Kerstin

Gaida: „Das bisher in der Universität zur

Verwaltung von Haushalts- und Drittmit-

teln verwendete Berichtssystem ,Su-

perX‘ gibt zwar einen Überblick über die

insgesamt verfügbaren Haushalts- und

Drittmittel.“ Doch dieser sei weder ta-

gesaktuell noch bedarfsgerecht ausge-

staltet und nicht ohne zusätzliche Aufbe-

reitung z. B. für Verwendungsnachweise

nutzbar. „Dies führt teilweise zu einem

parallelen Vorhalten von Personal- und

Sachkosten für Planungszwecke einer-

seits und die Projektverwaltung anderer-

seits“, sagt die Projektleiterin aus dem

Dezernat Finanzen. „Super X“ sei aber

nur ein Beispiel, das deutlich mache,

dass an der FSU ein neues und moder-

nes System zur Verwaltung der Hoch-

schulressourcen notwendig sei, betont

Kerstin Gaida. Womit jeder einzelne For-

scher bei der Verwaltung seiner Finanz-

mittel zu tun habe, gelte letztlich auch für

die Grundlagen sowohl der täglichen als

auch für die strategischen Entscheidun-

gen der gesamten Universität.

Um diese Situation zu verbessern,

soll an der FSU ein neues ERP-System

eingeführt werden. Die Abkürzung ERP

steht für Enterprise Resource Planning

und bezeichnet die Aufgabe, Ressourcen

und Abläufe einer Institution bedarfsge-

recht zu planen und zu steuern. Von der

Finanzplanung und dem betrieblichen

Rechnungswesen über die Beschaffung

bis zur Personalverwaltung werden da-

bei sämtliche Geschäftsprozesse in ei-

nem ganzheitlichen System erfasst und

verarbeitet.

Das derzeit an der FSU genutzte Sys-

tem zur Finanz- und Sachmittelverwal-

tung der Hochschul-Informations-Sys-

tem e. G. (HIS e. G.) sei den heutigen

Anforderungen an eine kaufmännische

Verwaltung, Abrechnung und Steuerung

der Hochschulressourcen einfach nicht

mehr gewachsen, macht Kerstin Gaida

deutlich, die das ERP-Projekt an der FSU

leitet. „Auch die mit der Umstellung auf

die kaufmännische Buchführung neuen

Möglichkeiten und Notwendigkeiten

lassen sich damit nicht ausreichend ab-

bilden“. Daher sei langfristig eine neue

Software zum Management von Da-

ten und Ressourcen notwendig. Hinzu

komme, dass das derzeitig genutzte

HIS-System nicht mehr weiterentwickelt

wird.

Das Problem bei der Arbeit mit dem

HIS-System liege u. a. darin, dass die

verschiedenen HIS-Module in den Be-

reichen Finanzen, Personal und Stu-

dierendenverwaltung im Wesentlichen

unabhängig voneinander arbeiten und

auf ihre jeweils eigenen Datenbasen

zurückgreifen. Somit werden z. B. Stu-

dierendendaten, Personalstammdaten

und Zahlungspartnerdaten an unter-

schiedlichen Stellen parallel erfasst und

gepflegt, ohne dass eine automatisierte

Abstimmung zwischen den Systemen

erfolgt oder Daten übertragen werden.

Dabei liege es auf der Hand, dass viele

Prozesse innerhalb der Verwaltung meh-

rere Bereiche berühren. „Dann haben

wir immer wieder das Problem, dass

unterschiedliche Stellen zu unterschied-

lichen Auswertungen kommen, die

teilweise voneinander abweichen“, so

Gaida. Dies zu prüfen und gegebenen-

falls zu korrigieren, erfordere Tag für Tag

zusätzlichen Arbeitsaufwand, der wenig

effizient sei und zudem die Mitarbeiter

unnötig belaste. Überhaupt sei derzeit

die viele Handarbeit für Berichte und In-

formationen der „Zeitfresser“ Nummer

eins, dem es mit einem neuen System

an den Kragen gehen soll.

Gemeinsame Datenbasis

Als „neu, nützlich und notwendig“,

hatten daher auch Uni-Präsident Prof.

Dr. Walter Rosenthal und der Kanzler

Dr. Klaus Bartholmé die Einführung des

ERP-Systems an der FSU während der

Auftaktveranstaltung am 6. Februar in

der Aula bezeichnet. Von der Umstellung

auf ein einheitliches System verspreche

man sich eine universitätsweite Verwal-

tung von Geschäftsprozessen, die auf

einer gemeinsamen Datenbasis beruht

und so einen schnellen und tagesaktu-

ellen Zugriff auf Daten für alle Verwal-

tungsbereiche sowie die Fakultäten

möglich macht. „Insgesamt werden wir

Verwaltungsvorgänge wesentlich effizi-

enter bearbeiten können, da manuelles

Nacharbeiten überflüssig sein wird und

z. B. Berichte und Auswertungen stan-

dardisiert und automatisiert erstellt wer-

den können“, sagt Kerstin Gaida.

Die Umstellung auf die Ressourcen-

verwaltung für alle und alles ist jedoch

nicht von heute auf morgen zu schaf-

fen. Das Projektteam hat sich zum Ziel

gesetzt, zu Jahresbeginn 2018 die bis-

herige Software durch ein neues ERP-

System abzulösen. Bis dahin ist viel

zu tun: „In einer ersten Phase, die bis

Mitte 2016 läuft, werden verschiedene

Vorprojekte umgesetzt, in denen es bei-

spielsweise darum geht, Leitlinien zu

entwickeln, konkrete Module auszuwäh-

len und an die Situation und den Bedarf

der FSU anzupassen“, erläutert Prof. Dr.

Eva Schmitt-Rodermund (siehe auch In-

terview S. 51). Allerdings sei völlig klar,

dass es auch Veränderungen bei den

„ERP“–diese

Abkürzungsteht

fürEnterpriseRe-

sourcePlanning

undbezeichnetdie

Aufgabe,Ressourcen

undAbläufeeiner

Institutionbedarfs-

gerechtzuplanen

undzusteuern.Die

FSUführteinneues

ERP-Systemein.

Foto:Kasper