Jahresbericht 2014

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VIII Personal, Haushalt, Infrastruktur
Programm für die Fortbildung der Sekretärinnen
und Sekretäre an der Jenaer Universität
Erfolgreich schloss im Jahr 2014 das Drittmittelprojekt
„ProSekU“ - das Fortbildungsprogramm für die Sekre-
tärinnen und Sekretäre der FSU ab. In 158 Veranstal-
tungen, die Gelegenheit zur Vernetzung boten, konnten
die insgesamt 140 Teilnehmerinnen und Teilnehmer
ihren fachlichen Weiterbildungsbedarf decken und
soziale sowie persönliche Kompetenzen stärken. Um-
rahmt wurde das Programm von einem moderierten
Kommunikationsprozess, der den Wissenstransfer der
teilnehmenden Mitarbeitenden nachhaltig sicherte und
den unmittelbaren Austausch bei der Umsetzung des
Erlernten in die tägliche Praxis konkret untersetzte.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhielten dabei
Der Kanzler der FSU, Dr. Klaus Bartholmé, ist als Amts-
inhaber am 23. Mai 2014 vom Universitätsrat der FSU
einstimmig wiedergewählt worden. Seine zweite acht-
jährige Amtszeit begann am 1. März 2015. Er ist Mitglied
des kollegialen Präsidiums (Universitätsleitung), Leiter
der Zentralen Universitätsverwaltung, Dienstvorgesetzter
des nichtwissenschaftlichen Personals und zuständig für
den Haushalt, die Liegenschaften sowie für Rechts- und
sonstige Verwaltungsaufgaben der Universität Jena.
Die stetig zunehmende Komplexität dieser Aufgaben
bedingt eine enorme Koordinierungsleistung, die sich
auch in zahlreichen Mitgliedschaften universitärer
und universitätsnaher Gremien widerspiegelt. So ist
Dr. Bartholmé Vorsitzender des CIO-Gremiums der
Universität, Mitglied im Kuratorium des Fraunhofer-
Instituts für Angewandte Optik und Feinmechanik,
die Unterstützung ihrer Vorgesetzten und Kolleginnen
und Kollegen, welche nicht nur die nicht unbeachtliche
Anzahl von Freistellungen am originären Arbeitsplatz
während des Besuchs der Maßnahmen ermöglichten,
sondern deren Teilnahme auch wegen der unmittelbar
erlebten Motivation ausdrücklich förderten.
Die internen Referentinnen und Referenten bereiteten
sich intensiv auf ihre Beiträge vor, entwickelten dabei oft
erstmals Prozessbeschreibungen und Handreichungen,
nahmen Anregungen der Sekretärinnen und Sekretäre
auf und kamen untereinander oft ins Gespräch. Damit
erfuhr das Wissensmanagement innerhalb der FSU
eine nachhaltige Stärkung und vielfach wurden Prozes-
soptimierungen angestoßen. Dass potenzielle interne
Referentinnen und Referenten sich motiviert für die
Übernahme weiterer Veranstaltungen anboten, zeigt
die überzeugende Wirkung der Veranstaltungen und
Aufsichtsratsmitglied der Universität-Jena Servicege-
sellschaft mbH, stellvertretender Vorstand des Bünd-
nisses „Fernverkehr für Jena“ und Vorstandsmitglied
des Universitätssportvereins. Darüber hinaus engagiert
sich Dr. Bartholmé auch in universitätsübergreifenden
Gremien, um hier für die hochschulpolitischen Interessen
der Universitäten im Allgemeinen und die der FSU
im Speziellen einzutreten. Seit Oktober 2012 nimmt
er das stellv. Bundessprecheramt der Kanzlerinnen
und Kanzler der Universitäten Deutschlands wahr, ist
Mitglied des Arbeitskreises der Universitätskanzler
Mitteldeutschlands und Landessprecher der Kanzle-
rinnen und Kanzler aller neun Thüringer Hochschulen.
Die wesentlichste und zugleich komplexeste Aufgabe
des Kanzlers ist die Organisation der Hochschul- und
Wissenschaftsadministration, die sich in der jüngeren
Vergangenheit umfassender Veränderungen ausgesetzt
sah. Es gilt, mit begrenzten personellen, finanziellen
und infrastrukturellen Ressourcen Voraussetzungen
den nachhaltigen Nutzen für die Zielgruppe. Die positive
Bewertung wiegt umso mehr, als das Programm aus-
schließlich als Unterstützung zur Erfüllung der derzeitigen
Aufgaben angelegt und damit keine Aufstiegschancen
verbunden sind. Dennoch motivierte die Auswahl der
speziell zugeschnittenen Themen die Teilnehmerinnen
und Teilnehmer, sich aktiv durch regen Austausch mit
dem Projektteam an der Entwicklung des Projektes zu
beteiligen: Die Sekretärinnen und Sekretäre erhielten
Kommunikationsschulungen, forderten verstärkt eine
gute Mitarbeiterführung und brachten Ideen für Pro-
zessveränderungen ein. Das anvisierte Ziel, mit dem
Programm ein deutliches Zeichen für die allgemeine
Wertschätzung der Arbeit der Sekretärinnen und Sekre-
täre an der Universität zu setzen, wurde mit „ProSekU“
in vollem Umfang erreicht. Auf Grund des Erfolges wird
das Programm auch über den Förderzeitraum hinaus an
der Universität Jena fortgesetzt werden.
zu schaffen, die den Universitätsmitgliedern ermögli-
chen, international beachtete Forschungs-, Lehr- und
Lernergebnisse zu erreichen. Eines der zahlreichen
Projekte, das ein wesentliches Basiselement dieser
Aufgabenbewältigung sein wird, ist die universitäts-
und landesweite Einführung eines neuen ERP-Systems.
Personal
Universitätsübergreifende Funktion
des Kanzlers
Kontakt
Kanzler
Dr. Klaus Bartholmé
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Fürstengraben 1
07743 Jena
Telefon 03641 931050