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VIII
Personal, Haushalt, Infrastruktur
Haushaltswirtschaft/Wirtschaftsplan
Umstellung des Rechnungswesens
Ende Oktober 2012 wurde das Projekt „Überarbeitung
des kaufmännischen Rechnungswesens“ erfolgreich
abgeschlossen. In einem Zeitraum von 19 Mona-
ten wurde ein grundlegender Umgestaltungsprozess
über die gesamte Universität Jena ausgerollt. Als
Ergebnis dessen wurden die Prozesse „zentraler
Rechnungseingang“, „zentraler Rechnungsausgang“
und „weitestgehend zentrale Beschaffung“ zunächst
in einer Piloteinrichtung getestet und danach univer-
sitätsweit sukzessive eingeführt. Hierzu wurden 16
Schulungen angeboten, die rege besucht wurden.
Damit konnte das Ziel „Einhaltung kaufmännischer
Mindeststandards“ erreicht werden. Wichtige Bau-
steine dieser Arbeit waren darüber hinaus neu orga-
nisierte und standardisierte Arbeitsabläufe und Pro-
zesse. Dies drückt sich zum einen in der Umsetzung
einer neuen dezernatsinternen Abteilungsstruktur
und zum anderen in definierten internen und exter-
nen Regelungen aus, die erstmals gesammelt und
aktuell im Intranet für alle Nutzer zur Verfügung ste-
hen. Hierzu wurde eine Wiki-Plattform entwickelt;
Formulare und Gesetzesgrundlagen sind im Han-
FRIED, dem Verwaltungshandbuch der FSU Jena, zu
finden. Aus den ehemals vier Sachgebieten des De-
zernats Finanzen und Beschaffung sind mittlerweile
drei Abteilungen mit insgesamt sieben Sachgebieten
und die Stabsstelle Steuern entstanden.
Die Eröffnungsbilanz zum 1. Januar 2010 wurde im Jahr
2012 vom Thüringer Ministerium für Wissenschaft,
Bildung und Kultur (TMBWK) festgestellt. Die ersten
kaufmännischen Jahresabschlüsse zum 31. Dezember
2010, zum 31. Dezember 2011 und zum 31. Dezember
2012 konnten zwischenzeitlich geprüft werden. Die
Abstimmung mit dem TMBWK steht derzeit noch aus,
so dass diese Jahresabschlüsse bisher noch nicht
festgestellt sind. Die Prüfung des Jahresabschlusses
zum 31. Dezember 2013 wird im September 2014 durch-
geführt. Damit ist nunmehr eine zeitnahe Erstellung
der kaufmännischen Jahresabschlüsse gewährleistet.
Im Oktober 2012 haben sich alle Thüringer Hochschulen
grundsätzlich darauf verständigt, gemeinsam auf ein
neues, zukunftsfähiges ERP-System umzusteigen,
das den spezifischen und umfangreichen gesetz-
lichen Anforderungen der Hochschulen vollumfänglich
entspricht. Im Jahr 2013 wurde an der FSU Jena eine
Arbeitsgruppe „Organisationsentwicklung“ installiert,
um grundlegende Vorarbeiten hierzu auf den Weg zu
bringen. Gleichzeitig wurde begonnen, Hauptprozesse
im Rechnungswesen aufzunehmen bzw. zu beschreiben.
Seit Anfang des Jahres 2014 werden Gespräche mit
den beteiligten Ministerien (TMBWK,TFM) und dem
Rechnungshof geführt, wie die Finanzierung für das
neue ERP-System ausgestaltet werden kann. Nach
Vorliegen der Finanzierungszusage wird das Projekt
mit der Vorprojektphase begonnen.
Seit September 2012 unterlagen die Betriebe ge-
werblicher Art (BgA) der Friedrich-Schiller-Universi-
tät Jena einer Betriebsprüfung bezogen auf sämtli-
che Steuerarten für die Jahre 2007 bis 2010. Diese
Prüfung wurde im Mai 2013 abgeschlossen.
